Sistema de Control en la Organización

Los sistemas de control son sistemas formales de fijación de metas, monitoreo, evaluación y retroalimentación cuya información señala a los gerentes si la estrategia y estructura de la organización están funcionando en forma eficiente y eficaz.

Los sistemas de control efectivos alertan a los gerentes cuando las cosas van mal y les dan tiempo para reaccionar ante las oportunidades y amenazas. Un sistema de control eficaz posee tres características: tiene la flexibilidad suficiente para permitir que los gerentes reaccionen debidamente a los eventos inesperados.

Un sistema de control eficaz posee tres características:

• Tienes la flexibilidad suficiente para permitir que los gerentes reaccionen debidamente a los eventos inesperados.
• Aporta información precisa y brinda a los gerentes una imagen real de desempeño organizacional.
• Aporta información oportuna a los gerentes, porque tomar decisiones con base en información obsoleta es una garantía de fracaso.

Un sistema de control administrativo es un medio para recopilar y utilizar información a fin de ayudar y coordinar las decisiones de planeación y de control dentro de una organización y de guiar la conducta de sus gerentes y empleados. Un sistema de control administrativo contiene información financiera y no financiera en cada una de las cuatro perspectivas siguientes:

1. Perspectiva financiera.- Por ejemplo, precio de las acciones, utilidad neta, rendimiento de la inversión, flujo de efectivo de las operaciones y costos por galón de gasolina.
2. Perspectiva del cliente.- Por ejemplo, satisfacción del cliente, tiempo invertido en responder a las preguntas de los clientes respecto a los productos, compras repetidas de los clientes y participación en el mercado en segmentos clave.
3. Perspectivas de proceso interno.- Por ejemplo, entrega de gasolina a tiempo desde las refinerías hasta las gasolineras, calidad de la gasolina, tiempo de inactividad en la refinerías, número de días perdidos por accidente y problemas ambientales, velocidad del servicio en las gasolineras, amabilidad de los empleados y abastecimiento de las tiendas de conveniencia.
4. Perspectiva de aprendizaje y crecimiento.- Por ejemplo, entrega de gasolina a tiempo desde las refinerías hasta las gasolineras, calidad de la gasolina, tiempo de inactividad en la refinerías, número de días perdidos por accidente y problemas ambientales, velocidad del servicio en las gasolineras, amabilidad de los empleados y abastecimiento de las tiendas de conveniencia. .- Por ejemplo, satisfacción de los empleados, ausentismo, capacidad de los sistemas de información y número de proceso con retroalimentación en tiempo real.

En definitiva los sistemas de control administrativo consisten en sistemas de control formal e informal. El sistema de control administrativo formal de una compañía incluye reglas implícitas, procedimientos, medidas de desempeño, y planes de incentivos que guían el comportamiento de sus gerentes y otros empleados. El sistema de control formal comprende a su vez varios sistemas.

Por ejemplo: el sistema contable administrativo proporciona información de costos, ingresos y utilidad. Los sistemas de recursos humanos ofrecen información sobre reclutamiento, capacitación, ausentismo y accidentes, y los sistemas de calidad proporcionan información sobre rendimiento, productos defectuosos y entregas tardías a los clientes.

El sistema de control administrativo informal incluye valores compartidos, la lealtad y los compromisos mutuos entre los miembros de la compañía, la cultura de la compañía y las normas no escritas sobre la conducta aceptable para los gerentes y los empleados.

Las nuevas formas de las técnicas de información han revolucionado los sistemas de control porque facilitan el flujo ascendente y descendente de información precisa y oportuna a toda la jerarquía organizacional, así como a funciones y divisiones. Hoy en día, empleados de todos los niveles de la organización ingresan rutinariamente información al sistema o red de información de la compañía, con lo que dan inicio a la cadena de eventos que afectan la toma de decisiones en otra parte de la organización.

Por ejemplo:

El empleado de almacén escanea la etiquetas de la ropa vendida, avisa a los gerentes de mercancías que prendas deben reponerse, o del vendedor de campo que, en su computadora portátil, captura información relacionada con las necesidades o los problemas cambiantes de los clientes.

Los sistemas de control e información se implementan para medir el desempeño en cada etapa del proceso de transformación de los insumos en bienes y servicios terminados. En la entapa de entrada, los gerentes usan el control preventivo para prever problemas antes de que se presenten y así evitar que ocurran después, durante el proceso de transformación.( por ejemplo: una organización puede controlar la calidad de los insumos que recibe de ellos, con lo que se evita posible problemas durante el proceso de transformación).

Durante la etapa de transformación, el control recurrente proporciona a los gerentes una retroalimentación inmediata sobre la eficiencia con que los insumos se transforman en productos para que puedan corregir los problemas conforme vayan surgiendo , en este caso el control y la información de ello alerta a los gerentes sobre la necesidad de reaccionar con rapidez a cualquier fuente potencial de un problema, se trate de un lote defectuoso de insumos, una maquina desalineada o un obrero que no tiene habilidades requeridas para realizar sus tareas con eficiencia.

Por último la etapa de resultados. Los gerentes recurren al control por retroalimentación para obtener información sobre las reacciones de los clientes a los bienes y servicios para que puedan tomar las medidas correctivas necesarias; por ejemplo, un sistema de control por retroalimentación que monitorea el número de devoluciones de los clientes alerta a los gerentes que se está fabricando productos defectuosos; además también mide los aumentos o las bajas relativas en las ventas de diferentes productos, alertan a los gerentes sobre los cambios en los gustos de los clientes para que puedan aumentar o reducir la fabricación de determinados productos.