La homologación, es la estrecha y bien compacta relación que debe existir entre una empresa y sus proveedores, para que juntos con un fin en común para ambos lleguen al mutuo beneficio y desarrollo, es una relación cliente-proveedor.
Según Nikola Pinedo Cárdenas, las políticas de compras van dirigidas a comprar solamente a proveedores que hayan superado un proceso de homologación. La metodología de proceso de homologación se desarrolla en tres etapas: preselección, selección y aprobación.
Preselección de Proveedores
La preselección de Proveedores consiste en una primera prospección de mercado encaminada a obtener una lista de los posibles proveedores que puedan cumplir con un criterio de costes, plazos, cantidad, calidad y necesidades del producto. Estas necesidades podrían ser expresadas a través especificaciones de producto propias del cliente o a través de descripciones técnicas.Al final de la preselección se dispondrá de un número determinado de proveedores preseleccionados.
Los productos que se suministran estos proveedores puedan ser productos de catálogo o productos fabricados a medida bajo demanda del cliente.
Es buena práctica establecer un único canal de comunicación con los proveedores. De esta forma se evitan informaciones cruzadas, duplicadas y contradictorias. Es el Área de Compras quien habitualmente solicita al proveedor los catálogos, realiza las reuniones y en definitiva consigue el tipo de información previa necesaria para poder preseleccionar al proveedor. El proveedor es el responsable de proporcionar toda la información actualizada.
En el caso de que se trabaje con distribuidores es conveniente realizar las acciones necesarias para obtener la información relativa al fabricante. Y siempre que no existan acuerdos de distribución exclusiva lo más conveniente es mantener relaciones comerciales con los fabricantes.
En el enfoque tradicional en esta etapa del proceso era habitual utilizar un único criterio de los tres generalmente manejados.
“El más económico”. En cuyo caso solo se tendrían en cuenta los costes asociados al consumo de cada proveedor, entre los que aparecen: precio del producto, coste del encase, costes de manipulación, costes de transporte. Para la utilización en exclusiva de este criterio de una manera correcta sería necesario establecer una planificación de suministro (o unas previsiones realistas en su defecto) ya que algunos de los costes que van a determinar el precio por unidad van asociados a la rotación del productor y a la determinación del tipo y tamaño de envase más adecuado.
“El más rápido”. En el caso de que sea el único criterio que se manejase la elección giraría en torno a la capacidad de suministro del proveedor. Se valoraría por tanto la cercanía de la planta de producción y de los almacenes (ya sea en las instalaciones del cliente o del proveedor).
“El de mayor calidad”. En este caso, obviamente todos los demás criterios de adecuación la selección quede determinada por que el producto se diferencie de todos los competidores por establecerse como el de mayor calidad.
En la actualidad se maneja una importante variedad de criterios de diferente importancia dependiendo del producto (ya sea bien o servicio), de la empresa y del sector. Es por ello que el problema de homologación a partir de este punto es de carácter multicriterio.
Con la información recibida si se considera suficiente y adecuada el proveedor queda preseleccionado.
Selección de Proveedores
Una Selección de Proveedores tiene por objetivo obtener toda la información necesaria para presentar a un Proveedor al órgano decidor que evalúa si el proveedor cumple los requisitos para ser homologado. Este órgano decidor puede ser una única persona, aunque habitualmente es un Comité de Evaluación de Proveedores.
En esta etapa se ha de enviar a los proveedores preseleccionados cierta información que deben complementar o aportar. Es práctica habitual enviar cuestionarios estándar preparados por la empresa a todos los proveedores seleccionados por compras para que entren en el proceso de aprobación.
El cliente debe disponer de cuestionarios estándar adaptados a cada tipo de proveedor con el fin de obtener información general estructurada sobre el proveedor. Se verifica que el proveedor tiene unas cuentas y una situación económica que asegure la viabilidad de la compañía en un periodo razonable. También se piden datos de ventas, organización, experiencia clientes, información corporativa, certificaciones y documentos que avalen su Sistema de Calidad.
Cuanto más estandarizado sea el producto que compremos más sencillo será disponer de unas especificaciones. Es práctica recomendable ajustar a productos que estén estandarizados dentro de una norma o que estén regulados por una Ley, de manera que todo el proceso de homologación vaya encaminado a verificar que el proveedor la cumpla. El cliente en cualquier caso debe definir la necesidad que quiere satisfacer. En las especificaciones se han de recoger todos los aspectos que el proveedor necesite conocer para saber si puede responder al cliente satisfactoriamente.
Junto con las especificaciones o requerimientos se envían los cuestionarios de producto, donde el proveedor informa de manera estructurada sobre los datos técnicos de su producto como unidades de venta y envasado, certificados de conformidad, tiempos de entrega. Además se puede obtener o generar información adicional como Informes de auditoría o visitas. Las auditorias tienen un carácter más formal y han de seguir el guión de la normativa sobre la que se esté auditando al proveedor. En el caso de las visitas el guión es más abierto y han de verificar no sólo aspectos relacionados con la calidad sino otro como la relación entre la capacidad y la carga, adecuación de las instalaciones, motivación y buenas prácticas.
También se solicitan muestras cuando se consideran necesarias, para su análisis completo y para la realización de pruebas de utilización en los procesos productivos.
Aprobación de proveedores y de productos
El proceso de aprobación tiene por objetivo decidir si un proveedor queda homologado.El órgano que decide, se le suele denominar también como Mesa de compras.
Es un órgano en el que debe haber un representante de cada departamento implicado en la cadena de valor del producto. Toda la información recibida es analizada por los diferentes miembros. Entre los departamentos representados en el Comité por sus responsables pueden estar los de Producción, Control de Calidad, Aseguramiento, Logística, Compras. Hay diversos factores que impactan en las decisiones de selección de los proveedores tomadas por los miembros del órgano de decisiones.
Entre estos factores están la composición y el grado de especialización de los miembros del grupo que toma la decisión, la relación existente entre el cliente y el proveedor, el papel de los intermediarios en el proceso de decisión y el impacto de factores que rodean a la decisión tales como la estructura del mercado, la tecnología, y motivos culturales.
Mientras que el precio, calidad, fiabilidad en las entregas y servicios son los criterios determinantes a la hora de seleccionar un proveedor, los criterios utilizados y su relativa importancia dependen enormemente del tipo de producto y de las circunstancias que rodean a la compra.
Cobran cada vez más importancia los aspectos relativos a la responsabilidad corporativa tales como el respeto al medio ambiente, declaración de igualdad de contratación y trato de personal t de proveedores, respetos de las buenas prácticas del negocio o del código ético, etc.
Actualmente los siguientes criterios y puntos de vista son genéricos y ampliamente utilizados:
Criterios actuales para seleccionar proveedores
Criterios | |
De Operaciones | Conocimiento y reputación del proveedor dentro del mercado. Adecuación a las necesidades específica. |
Del Cliente | Capacidad de producción. Capacidad de servicio. Cercanía geográfica. |
De Rapidez de Suministro | Costes directos e indirectos. Disponibilidad de datos históricos. Gestión de la logística inversa. |
Si el proveedor es positivamente valorado por todos los miembros del órgano decidor se le otorga el estatus de homologado para el producto o grupo de productos evaluados. En caso contrario, se le considerará no apto y así se reflejará en la documentación describiendo los motivos.
Tanto si la decisión es positiva como negativa se ha comunicado al proveedor. En el caso de que haya sido negativa se han de explicar las causas, y si fuera necesario proponer las acciones necesarias y los plazos para llevarlas a cabo y poder ser evaluado de nuevo.
La homologación de un proveedor tiene carácter temporal. Desde el momento en que se le otorga el estado de homologado empieza el proceso de evaluación continua. Para ello se han de poner en funcionamiento los procesos de captación de datos y seguimiento que proporcionen posteriormente información en forma de ratios y medidores del desempeño que permitan reevaluar la condición de homologado.