La planeación y control de utilidades se constituye como una herramienta capaz de realizar con eficacia funciones importantes del ciclo administrativo.
Planificación por la Administración Empleando la PCU.Planificación y Control de la Producción.
La Planeación y Control de Utilidades (PCU), llamada antes presupuestación carecía de énfasis en ciertos aspectos como la tarea de planificar corresponde a la gerencia administrativa, penetrantes actividades de control y considerar el comportamiento organizacional. Así mismo la PCU integra ciertos pasos como lo son:
- Desarrollo aplicativo de objetivos de largo plazo de la organización.
- Especificar las metas de la organización.
- Desarrollo de un plan estratégico de utilidades de largo plazo.
- Desarrollo de un plan táctico de utilidades de corto plazo.
- Establecer un sistema de informes periódicos del desempeño de actividades.
- Desarrollo de procedimientos de control.
LA PLANIFICACIÓN POR LA ADMINISTRACIÓN EMPLEANDO PCU
Con la finalidad de generar una alimentación adelantada es que se hace uso de la planificación por parte de la administración. Ya que la alta gerencia recibe ciertos pasos por parte de la alimentación adelantada lo que originará una mejor toma de decisiones de las operaciones.; con la aplicación de todo este sistema lo que se busca es que se lleve a cabo un plan de utilidades que contiene las metas expresadas en términos de tiempo y resultados financieros. Así mismo este plan de utilidades conllevará a determinar el contenido y formato de los informes de control interno con respecto a las operaciones, salidas de producción y situación financiera de la organización.
Por lo que podemos decir que el plan de utilidades se desarrolla en dos tipos de planes: estratégico y táctico, es así que la responsabilidad de la alta administración respecto a la toma de decisiones debe representar un nivel elevado de participación de la misma.
Como sabemos que la planificación es la base para que los otros procesos del ciclo administrativo resulten bien es necesario tomarlo con mucha seriedad puesto que cuanto mayor sea la planificación de una empresa mayor será el éxito de los logros.
Para el desarrollo de la planificación se toma en cuenta 3 tipos de proyecciones:
PROYECCIÓN PARA REFERENCIA: Intentar determinar el estado futuro de la empresa sin intervención de la planificación.
PROYECCIÓN ANHELADA: Cumplimiento esencial de todas las aspiraciones y metas de la empresa.
PROYECCIÓN PLANIFICADA: Tratar de cumplir de manera realista una proyección anhelada.
DIMENSIONES DEL TIEMPO EN LA PCU
Existen dos aspectos importantes que se relacionan con el tiempo estos son:
EL CONTROL ADMINISTRATIVO EMPLEANDO LA PCU
Como su mismo nombre lo dice el control administrativo sirve para monitorear y asegurar el cumplimiento de las metas y objetivos de la organización. Así mismo utiliza a la PCU para determinar los posibles orígenes tanto de los desempeños de alto nivel como desempeños de bajo nivel, esto se realiza a través de informes de desempeño y evaluaciones.
Informes de desempeño
- Cada una de las responsabilidades debe ser clasificada y evaluada con el fin de saber el desempeño de la misma ya que va conforme a la estructura de la empresa.
- A manera razonable e imparcial se indican los conceptos que son contables y los que no lo son.
- Se debe realizar informes de desempeño de manera eficaz de las responsabilidades asignadas, los cuales deben ser vistos por los gerentes y supervisores correspondientes.
- Estos informes se hacen de manera constante ya sea mensual, semanal o diario.
- Se realiza un cuadro comparativo entre los resultados planificados y los reales con el fin de encontrar las posibles causas de las variaciones.
CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
Como su mismo nombre lo dice la contabilidad por áreas solo concierne a la información de ingresos, costos y gastos, es decir, información contable y estadístico de cada una de las unidades de la organización. Realizados a través de análisis de procesos y de actividades. Es así que se puede evaluar a los gerentes asignados a cada centro de responsabilidad, además permite comparar resultados esperados con los reales y favorece una mejor delimitación de responsabilidades.
COSTEO DE LAS ACTIVIDADES
A través de un análisis sistemático el costeo de actividades ayuda a determinar la redundancia de actividades que se realizan en distintos lugares de la organización o que no son eficaces según la perspectiva del costo-beneficio. Así mismo este proceso permite a entrelazar, coordinar de una manera más eficaz las actividades que se preservan en la entidad.
PRESUPUESTO BASE CERO
Es una herramienta presupuestaria el cual se constituye como un proceso de justificación completo de actividades en relación a los gastos que han de realizarse respecto de esas actividades. Así mismo el presupuesto base cero empieza desde el comienzo, sin experiencias pasadas lo cual cada gerente debe preparar un paquete de decisiones que serán evaluados de acuerdo al grado de importancia de las mismas y que algunas de ellas podrán ser suprimidas si no representan cambios en los resultados, también se toma en cuenta el análisis de costo-beneficio.
APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE EXCEPCIÓN
ADAPTACIÓN ORGANIZACIONAL A LA PCU
Para el desarrollo coordinado de los objetivos de una empresa se debe tener una buena estructura organizacional y líneas de autoridad y responsabilidad. Es así que muchas empresas antes de emprender un programa de PCU hacen uso de la adaptación organizacional de manera que estas se subdividen en áreas de responsabilidad que luego cada gerente de cada una de estas subunidades presenta un plan de utilidades de cada subunidad la cual serán evaluados y aprobados para que de esta forma pueda completarse el plan integral de utilidades de la empresa.
Hay cuatro tipos de sub-unidades:
CENTRO DE COSTOS:Área de responsabilidad en la cual el gerente es responsable de los costos controlables en unidad mas no por la utilidad en dicha área.
CENTRO D EINGRESOS:Área de responsabilidad en la cual el gerente es responsable de los ingresos.
CENTRO DE UTILIDADES:Área de responsabilidad en la cual el gerente es responsable por los ingresos, los costos y las utilidades de centro.
CENTRO DE INVERSIÓN:Área de responsabilidad en la cual el gerente es responsable por el ingreso, los costos, la utilidad y el monto de los recursos invertidos en los activos empleados por el centro.
PRESUPUESTOS FORMALES Y PRESUPUESTOS INFORMALES
PRESUPUESTOS FORMALES
Se debe tener en cuenta que hay funciones de la planificación y control que tienen que ser formalizadas por las cuales se mencionan aspectos esenciales para la formalización:
- El proceso administrativo debe ser concreto y preciso no debe exponerse al azar.
- El medio ambiente debe tener cierto nivel de estabilidad para que se genere un clima de confianza con las personas involucradas en el proceso administrativo. Así mismo se debe alcanzar cierto nivel de comunicación efectiva.
- Un cronograma que registre fechas límites de la toma de decisiones, planificación y control.
- La formalización como base coherente para una flexibilidad en la implantación de los procesos de planificación y control
PRESUPUESTOS INFORMALES
Muchas veces la formalidad que tienen los objetivos, planes y metas provoca la manera de pensar que estos procesos se vuelven inflexibles, que pueden llegar a producir que la dinámica con la que se trabaja dentro de la organización se vuelva estática. De cierto modo es necesaria la informalidad ya que las empresas no se constituyen de normas únicamente.
EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE UTILIDADES
PANORAMA GENERAL:
IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE VARIABLES EXTERNAS
Como proceso de la PCU se identifican y evalúan las variables ambientales los cuales traerán impactos sobre la empresa. Así mismo la administración ejecutiva debe aprovechar aquellos impactos favorables y reducir los desfavorables, esto debe ser un trabajo continuo como también tomarle la debida importancia por parte de la administración el cual integrara las asesorías y recomendaciones de los órganos de staff. En este proceso se tiene muy en cuenta el análisis de la situación actual del medio interno para analizar y evaluar las fortalezas y debilidades en forma periódica ya que estas ayudan a identificar y evaluar aquellas variables que causan las ineficiencias y deficiencias en la empresa.
PREPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS PLANES DE LOS PROYECTOS
Los planes de proyecto tienes tiempos distintos es así que estos contienen actividades de gran importancia ya que se implantan en el desarrollo de cada uno de los propósitos de la planificación. Así mismo estos planes de proyectos deben ser analizados, evaluados para que se tome la decisión de ser integrados en la programación de los planes estratégicos y tácticos de utilidades y desarrollarse dentro del tiempo estimado de estos planes. También se debe tener en cuenta que la administración ejecutiva debe promover e incentivar a la formulación de planes de proyectos como una política continua y constante dentro de la empresa.
IMPLANTACIÓN DE LOS PLANES DE UTILIDADES
La implantación de los planes de utilidades deben contener la función de dirigir a todos los subordinados comunicándoles acerca de los objetivos, metas, estrategias y políticas para el cumplimento de los objetivos y metas de la empresa. Así mismo se aplica la una serie de PLÁTICAS SOBRE PLAN DE UTILIDADES las cuales sirven para el desarrollo de una conciencia basada en el desempeño y aplicación de planes para el logro de objetivos.; si se observa que los planes se realizan por decisión propia y no por obligación entonces los demás ejecutivos desarrollaran sus actividades con igual convicción y desempeño.
LOS PRESUPUESTOS FLEXIBLES
Es una herramienta que se elabora al comienzo de cada plan presupuestario porque nos informa de los costos que se realizaran en el plan táctico de utilidades. Utilizada especialmente para los gastos ya que proporciona los datos necesarios acerca de los gastos o costos en cifras presupuestarias realizados en las actividades en lo que respecta con los diferentes volúmenes de producción de cada una de las áreas de responsabilidad. Así mismo estos presupuestos flexibles ayudan a verificar los resultados desfavorables puesto que puede desarrollarse un informe de desempeño para los gastos de cada centro de responsabilidad, de esa manera podemos ver los resultados esperados con los reales. También es importante saber que si se utiliza y se desarrolla de manera correcta esta técnica se convertirán en complementos necesarios para las demás técnicas utilizadas en el PCU.
PLANIFICACIÓN INTEGRAL DE VENTAS
Tomando en cuenta el criterio de una determinada administración; tal, conclusión puede ser una administración táctica de incompetencia.
COMPARACIÓN DE LOS PLANES ESTRATÉGICOS CON LOS PLANES TÁCTICOS DE VENTA
DESARROLLO DE UN PLAN INTEGRAL DE VENTAS
DESARROLLO DE POLÍTICAS DE INVENTARIOS
Las políticas de inventario deben incluir:
- El establecimiento de normas para el inventario como niveles máximos y mínimo , o tasas metas de rotación
- La aplicación de técnicas y métodos que aseguren el cumplimiento de normas planificada para el inventario.
EL PRESUPUESTO DE MATERIAS PRIMAS Y PARTES COMPONENTES
DIFERENCIA ENTRE COSTO Y GASTO
PLANIFICACIÓN DE LOS GASTOS
La planificación de todos los gastos debe basarse en las producciones planificadas. Para cada centro de responsabilidad debe tener su presupuesto detallado de gasto, con el propósito de que:
- Ingreso- gasto , planificado :se engloba en un resultado planificado
- Salida de efectivo por gasto : costo que se pueda planificar de forma real.
- Crea el objetivo inicial para cada área.
- Se encuentra estandarizado los gastos por área o responsabilidad
Estas cuatro razones sugieren la importancia de la planificación cuidadosa de los gastos y el uso de los planes resultantes, para la planificación, el control y al evaluación subsecuente.
COSTEO DE PRODUCTOS
PLANIFICACIÓN DE LOS GASTOS DE DISTRIBUCIÓN (O DE VENTA)
ASPECTOS:
- Planificación y coordinación: es esencial lograr un equilibrio económico entre los resultados de las ventas (utilidades).
- Control de gastos de distribución : el control es vital, ya que:
a) Gasto de distribución forman parte del gasto global
b) No observarlos con ligereza tienen que verse como a los gastos indirectos de fábrica.
DEFINICIÓN DE DESEMBOLSOS DE CAPITAL
Los desembolsos de capital constituyen inversión que exigen el compromiso de recursos, ahora, para percibir más adelante (futuro).
CARACTERÍSTICAS DE UN PRESUPUESTO DE DESEMBOLSO DE CAPITAL
EL CENTRO DE LA PLANIFICACIÓN DEL EFECTIVO
MÉTODOS USADOS PARA DESARROLLAR UN PRESUPUESTO DE EFECTIVO
Ambos métodos arrojan resultados de flujos de efectivo, los cuales difieren únicamente con respecto al volumen de los detalles que se logran.