Los manuales administrativos son una guía descriptiva que establece los roles, funciones, atribuciones y responsabilidades que tienen asignada la organización, las áreas y los cargos. Establece las relaciones de unidades internas, y condiciones personales y profesionales que deben reunir las personas que ocupen los cargos.
Es muy importante su utilización por cuanto es una valiosa herramienta técnica que ayuda a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa. Indican las actividades a ser cumplidas por los miembros de la empresa y la forma en cómo deben ser realizadas, ya sea en conjunto o separadamente.
OBJETIVOS DE LOS MANUALES
Asegurar adecuada comprensión de funciones, propósitos y expectativas de organización y de actividades que realiza.
- Lograr y mantener sólida visión orgánica de toda la entidad.
- Facilitar estudio de la organización.
- Permite conocer medios y del personal que se dispone para el logro de las mates.
- Conocimiento de la estructura y valoración de cargos que la integran.
- Establecer canales de comunicación y de relaciones funcionales.
- Proporcionar una visión global de la organización, conocimiento de roles y medio que facilite formación técnico – profesional al orientarle en las actividades a desarrollar.
VENTAJA Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES
REQUISITOS
a) Comprenda a la totalidad de la estructura, dependencias, cargos, funciones, procesos atribuciones y responsabilidades.
b) Variable tiempo deba estar presente en todo momento.
c) Entiendan todos destinatarios, redactado en lenguaje claro, sencillo y concreto.
d) Conocido por todos, llegar a cada trabajador para lo conozcan, puedan examinarlo y lo puedan aplicar.
CLASIFICACIÓN DE MANUALES
- De historia.-Proporciona información acerca de los comienzos, crecimiento, logros y posición actual de la organización. Cuando es bien elaborado y aplicado motiva al empleado a comprender mejor a la organización y a sentirse parte de ella.
- De organización.-Expone de forma detallada la estructura de la organización formal a través de dar a conocer los objetivos, funciones, autoridades y responsables de distintos puestos.
- De políticas.-Describe los puntos establecidos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Si este manual es el adecuado permitirá agilizar el proceso de toma de decisiones y facilitará la descentralización.
- De procedimientos.– Expresa los procedimientos administrativos a través de los cuales se enfoca la actividad operativa del organismo. También le explica al personal cómo hacer su trabajo y a utilizar los procedimientos administrativos prescritos.
- De contenido múltiple.-Es cuando la cantidad de personal o actividades no sean las suficientes como para hacer manuales detallados y se crean manuales donde se combinen dos o más categorías como “políticas y procedimiento”.
GENERAL:También reglamentos internos, se refieren a estructura global de la organización, sus políticas, los procedimientos de trabajo, del personal. Son de propósito múltiple.
- De organización y funciones.-Establece estructura orgánica de la entidad y funciones que cumplen diferentes órganos internos, las relaciones formales necesarias en el cumplimiento de sus tareas.
- De procedimiento: Su objetivo es establecer los procedimientos de todas las unidades que conforman un organismo con el fin de unificarlas.
- De políticas: Dirección fija orientaciones y directrices que deben ser adoptadas por los miembros de la organización. Facilita cumplimiento de objetivos aprobados tratando de dar armonía, consistencia y solidez a entidad y sus miembros en las relaciones con los clientes, con los proveedores y con otras organizaciones.
ESPECÍFICO: Estos manuales contienen información de una unidad orgánica.
- De reclutamiento y selección: Se refiere al área del personal y su objetivo es establecer pautas de cómo reclutar y seleccionar.
- De auditoría interna: Agrupa lineamientos e instrucciones que se aplican a actividades de la auditoría interna.
- De políticas de personal: Su objetivo es definir políticas, así como señalar guías respecto a temas de contratación, permisos, etc.
- De procedimiento de tesorería: Su objetivo es establecer procesos a seguir en el área de tesorería, a fin de capitalizar las oportunidades que se generan al seguir una secuencia en el trabajo.
- De Producción.-Dicta las instrucciones necesarias para coordinar los procesos de fabricación, es decir la inspección y control de producción.
- De Compras.-Define las actividades que se relacionan con las compras, es una útil fuente de referencia para los compradores.
- De Ventas.- Su objetivo es señalar los aspectos esenciales del trabajo de ventas como son las políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.
- De Finanzas.-Determina responsabilidades financieras en todos los niveles de administración y contiene instrucciones específicas dirigidas al personal que tengan que ver con el manejo de dinero y protección de bienes.
- De Contabilidad.-Señala los principios y técnicas de la contabilidad que debe seguir todo el personal relacionado con esta actividad. Contiene estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, manejo de registros, etc.
- De Crédito y Cobranzas.-Son los procedimientos y normas por escrito que determinan a esta actividad. Puede contener operaciones de crédito y cobranza, control y cobro de las operaciones de crédito, etc.
- De Personal.-Su objetivo es comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Contiene reclutamiento y selección, administración de personal, políticas de personal, capacitación.
- Técnico.-Contiene los principios y técnicas de una función operacional determinada. Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y procedimientos.
- De Adiestramiento.-Su objetivo es explicar de forma detallada las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular. También incluye técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevaluación para el usuario.
Por ejemplo, una empresa cervecera tiene un manual de producción en cual se especifica las instrucciones a los operarios para coordinar el proceso de elaboración del producto y que todo salga de acuerdo a lo establecido en el manual con su respectiva inspección y control de producción.
PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO
- Tabla de contenido.
- Introducción.
- Instrucciones para el uso de manual.
- Cuerpo.
- Flujograma(s).
- Glosario, con términos importantes.
- Conclusiones.
- Recomendaciones.
- Anexos.
