Los cursogramas o circuitos administrativos (o flow-charts) reflejan la representación gráfica de información y acontecimientos referentes a un procedimiento, que han transcurrido en una serie de acciones de una o varias operaciones, realizadas en forma secuencial y sistemática, o sea repetitiva, con un fin determinado.
En forma otras palabras un cursograma es la representación gráfica de un procedimiento o rutina. El alcance de dicho procedimiento queda a la libre voluntad del analista, según lo que intenta normatizar.
Es de suma importancia que al diseñar un cursograma estén en toda la organización y departamento, ya que de este modo se permitirá la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
La diferencia que existe con los flujogramas es que en los cursograma se muestra la secuencia de modo cronológico de las faces.
Existe una variante en la representación gráfica de procedimientos: el diagrama de bloque, que se diferencia perfectamente del cursograma.
- En el diagrama en bloque se demuestran los más importantes movimientos de información y destacadas acciones que se producen en un procedimiento. Por su parte, el cursograma se ilustra la trayectoria de todos los documentos que participan en la operación, con cada uno de sus correspondientes ejemplares.
- El cursograma es empleado por personas que se ocupan del área de los sistemas administrativos. Por su parte el diagrama en bloque no analiza a fondo cada etapa del proceso y debido a la poca cantidad de símbolos que utiliza, ubica rápidamente al lector sobre el objetivo perseguido por el procedimiento. Por lo expuesto, se puede deducir que la comunicación con empleados o directivos de un proceso, se realiza con mejores resultados a través del diagrama en bloque.
OBJETIVOS:
El objetivo básico es el de representar una rutina. Dicha representación no debe ser compleja a fin de que las personas que la analizan interpreten su desarrollo.
Se puede deducir fácilmente que los circuitos administrativos se utilizan a los efectos de:
- Confeccionar el recorrido de rutinas.
- Preparar las normas de los procesos que se graficarán.
- Analizar periódicamente los procedimientos en curso.
- Cotejar los distintos procesos en vigencia dentro de la empresa para estudiar su interrelación.
- Observar la posibilidad de reemplazar procesos por otros que posean más ventajas.
VENTAJAS:
Podemos citar entre las ventajas que presenta todo circuito administrativo:
- Resulta más sencillo y rápido apreciar un proceso que leer toda la norma.
- Posee un poder de síntesis que ubica a cualquier lector en el tema sin mayor dificultad.
En definitiva, se puede decir que un cursograma es una herramienta interesante a utilizar cuando se normalizan procedimientos administrativos.