La Selección del Proveedor

PROCESO LOGÍSTICO Se considerará la decisión que se tomará para colocar un determinado volumen de negocio con un proveedor, siempre se basara en un conjunto razonable de criterios. El arte de comprar bien, consiste en un razonamiento detrás de eta selección, tan sólida como sea posible.

Normalmente, la percepción del agente de compras de la capacidad del vendedor para lograr una calidad satisfactoria, o la cantidad, el envío, el precio y los objetivos del servicio regirá esta decisión.

El contar con buenos proveedores no sólo significa contar con insumos de calidad y, por tanto, poder ofrecer productos de calidad, sino también la posibilidad de tener bajos costos, o la seguridad de contar siempre con los mismos productos cada vez que se requieran.

Por lo que cada vez que tengamos que elegir a nuestros proveedores, debemos tomarnos nuestro tiempo y evaluar bien las diferentes alternativas que existan. Lo primero que se fija una empresa al momento de evaluar un proveedor es el precio y la calidad de sus productos o servicios; sin embargo, existen otros criterios o factores además del precio y la calidad, que se deben tomar en cuenta al momento de decidirse por un determinado proveedor. Veamos cuáles son:

FUENTES DE INFORMACIÓN RESPECTO AL PROVEEDOR

El conocimiento de las fuentes de abastecimiento es una calificación importante de cualquier comprador efectivo. Algunos agentes de compras, sólo cuentan con su experiencia y memoria para el conocimiento de estas fuentes, y sólo funciona este método, cuando los proveedores son muy limitados.

EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR

Los proveedores actúales tienen que ser supervisados para comprobar si el desempeño esperado se materializa. Las fuentes nuevas deben de ser analizadas para comprobar si su potencial garantiza una consideración seria en el futuro. Debido a que la mayor parte de las organizaciones tienen a asignar un porcentaje significativo de negocios respectivos con los mismos proveedores, se considerará primero la evaluación de las fuentes actuales. El proceso de evaluación de proveedores proporciona una evaluación de la gestión de calidad del proveedor y de la capacidad de sus sistemas medioambientales y sociales, asegurando así la alineación con las estrategias de gestión de la cadena de suministros del comprador. La evaluación de los proveedores da lugar a una cadena de suministros más competitiva, con ventajas tanto para el comprador como para su cliente final. La metodología incluye criterios cuantitativos a igual que cualitativos.

RELACIONES COMPRADOR-VENDEDOR.

Veamos a continuación los factores determinantes generales de la formación de una relación, esto es, independientes del tipo de relación. Se trata de factores dependientes entre sí, en continua interacción unos con otros.

INTENCIÓN ENTRE LAS PARTES.- La intención de las partes de alcanzar un acuerdo y establecer una relación que beneficie a ambas partes es fundamental para una relación efectiva. Si no existe voluntad, difícilmente se podrá construir una relación, a menos que exista una obligación a ello.

LA ESCASEZ DE RECURSOS.- 

Cuando los recursos son escasos y las empresas son incapaces de generar los resultados requeridos, éstas estarán más proclives a establecer relaciones. Un ejemplo frecuente de esta situación tiene lugar cuando la demanda está disminuyendo, lo cual lleva a fabricantes y a distribuidores a cooperar para tomar acciones conjuntas que permitan hacer crecer esa demanda.

EL CONSENSO EN EL DOMINIO.- Este consiste en el grado en que las organizaciones aceptan las funciones y objetivos pretendidos por cada una de las partes. Cuanto mayor sea ese consenso mayor es la probabilidad de formación de una relación. De hecho, la existencia de disensiones en el dominio es frecuentemente causa de conflicto.

LA CONCENTRACIÓN ENTRE LAS EMPRESAS DEL SECTOR.-

Cuanto mayor sea el grado de concentración de una de las partes protagonistas del intercambio mayor será su grado de influencia sobre la otra parte. La tendencia actual en los mercados viene caracterizada por una situación cambiante conducente hacia una cada vez mayor concentración, tanto de compradores como de vendedores.

LA NECESIDAD.- Son aquellos intercambios entre organizaciones que se llevan a cabo para cumplir con requerimientos legales o reguladores, los cuales pueden provenir de las administraciones públicas, la legislación vigente, el propio sector industrial o las entidades y organizaciones profesionales.

LA ASIMETRÍA EN EL PODER.- 

Este factor se refiere a la realización de intercambios motivados por el potencial de ejercicio de poder o control sobre otra organización o sobre sus recursos. La asimetría de la relación está determinada por el alcance de la valoración que las partes del intercambio hacen de los recursos de la otra parte. Si los recursos de las dos partes son equitativos, la relación es simétrica; si los recursos de una parte son valorados más que los de la otra parte, la relación es asimétrica. Como señala Buchanan (1992), cuando la relación entre proveedor y cliente es simétrica, el incremento de la dependencia del cliente hacia el proveedor producirá una mejora en la obtención de recursos; en cambio, si la relación entre proveedor y cliente es asimétrica (en beneficio del proveedor), el incremento de dependencia del cliente hacia el proveedor le perjudicará en la consecución de sus beneficios. Los recursos de las partes son desiguales en valor. Los incentivos de las dos partes diferirán.

Los recursos de la parte más dependiente ofrecen poco beneficio y pueden ser reemplazados fácil mente. En consecuencia, la parte dominante tiene poco interés en realizar inversiones en programas específicos con la parte dependiente, al contrario de lo que ocurrirá con la parte dependiente.

LA RECIPROCIDAD.-

Como factor opuesto a la asimetría, la reciprocidad es un factor básico en la formación de relaciones, especialmente entre empresas. Este determinante enfatiza la cooperación, la colaboración y la coordinación entre las empresas más que el poder o el control. Según la perspectiva de la reciprocidad, las relaciones tienen lugar con el propósito de conseguir objetivos o intereses de mutuo beneficio para las partes. La aplicación de este factor se corresponde con una situación de comportamiento colaborativo e integrador de las partes, en la que predomina el deseo de satisfacer los objetivos de todas las partes. Si bien la reciprocidad puede plantear el problema de la no equivalencia entre lo que las partes intercambian, con lo que se corre el riesgo de producir un trastorno en los intercambios, el ámbito de reciprocidades posibles en el seno de la empresa es tan amplio que no debe ser considerado como una amenaza para la relación de intercambio (Williamson, 1975).

LA EFICIENCIA.-

La eficiencia plantea que la formación de una relación es incitada por los intentos de una empresa de mejorar su ratio «input»/»output» interno, no por los deseos de la empresa de ejercer control sobre recursos externos, o por el deseo de obtener beneficios recíprocos. Así, podemos citar como factores de eficiencia el aumento de la rentabilidad de los activos, la reducción del coste unitario del producto o del coste por cliente. Este factor promueve que la empresa tienda a realizar ella misma aquellas funciones que resultan a un coste adecuado.

LA ESTABILIDAD.-

Frecuentemente la formación de relaciones ha estado caracterizada por una respuesta adaptativa a la incertidumbre del entorno. Una o ambas partes pueden adaptarse para conseguir un ajuste inicial entre sus necesidades y capacidades de cara a construir una relación, pero también esa adaptación es necesaria para el correcto funcionamiento y la expansión de las relaciones ya existentes. La importancia que estas adaptaciones tienen reside en que (Hallen, Johanson y Seyed-Mohamed, 1991):

• Pueden implicar considerables inversiones por una o ambas partes (procesos de adaptación de productos a los clientes).
• Puede ser vital, sobre todo para el proveedor, para la supervivencia de sus relaciones comercia les con un cliente o grupo de clientes específico.
• Las inversiones efectuadas en adaptación entre empresas frecuentemente no pueden ser transferidas a otras relaciones comerciales. Por tanto, las partes quedan vinculadas. 
• Las adaptaciones pueden tener importantes consecuencias para la competitividad a largo plazo de la empresa.

Asimismo, la incertidumbre del entorno conduce a las empresas a construir relaciones para alcanzar estabilidad.

LA LEGITIMIDAD.-

El entorno, en sus dimensiones social, cultural, legal y política, ejerce presiones sobre la empresa para que ésta justifique sus actividades. Estas presiones motivan a la organización a incrementar su legitimidad para aparecer en armonía con las normas, reglas, creencias y expectativas del mencionado entorno (por ejemplo, respecto al medio ambiente).

ATRACCIÓN ENTRE LAS PARTES.-

La atracción constituye la iniciación en el desarrollo de las relaciones en el canal de comercialización. La atracción resulta del grado en que las partes alcancen unos ciertos beneficios o recompensas. La atracción incluye el dinero, la información, los servicios, la legitimidad o el estatus, ya que estos elementos estimulan la concepción del beneficio o carga que pueda suponer la relación.

SELECCIÓN Y RELACIONES CON EL PROVEEDOR

El desempeño del proveedor tiene un impacto mayor sobre la productividad, calidad y competitividad de la organización compradora que el considerado por la mayoría de los administradores. La decisión sobre la selección del proveedor es la decisión más importante que se puede hacer en el departamento de compras. Mejorar las relaciones entre comprador y vendedor es uno de los aspectos claves, en general en el área de selección del proveedor. Un desempeño relevante del proveedor requiere:

Traer nuevos vendedores a la corriente resulta costoso y con frecuencia se acompaña de un periodo de aprendizaje y agravamiento de los problemas por ambos lados. La compatibilidad del sistema entre comprador y vendedor también se ha convertido en vital, así como se encuentran formas y vías de para disminuir el tiempo que toma entre la expedición de la requisición y la recepción de la orden. Las ideas de compartir información y ayudar a los vendedores a mejorar la calidad, cantidad, envió, precio y prestación de servicio fueron muy novedosas en las dos décadas anteriores. No obstante, la decisión de elección del proveedor sigue siendo determinante en el proceso de obtención.

PRODUCIR Y COMPRAR

Las nuevas tendencias administrativas favorecen la flexibilidad y se enfocan a la fuerza corporativa, se acercan a la clientela y se aumenta el énfasis en productividad y competitividad, todo ello refuerza la idea de comprar. Si se compra a proveedores capaces aquellos requerimientos para los cuales la organización compradora no tiene ventaja de fabricación especial, la administración de la organización compradora se puede concentrar mejor en su misión más importante. La decisión de producir o comprar es interesante por sus numerosas dimensiones. Para:

Convertirse en su propio proveedor es una alternativa, y que aun continúa siendo un punto vital en la estrategia de obtención de toda organización. Muchas organizaciones no tienen una política expresada conscientemente con respecto a este tema, y prefieren tomar una decisión en cada caso en el momento en que se presenta. Estas decisiones pueden no estar apoyadas por un análisis económico preciso.

RAZONES PARA PRODUCIR EN LUGAR DE COMPRAR

Hay muchas razone que pueden llevar a una organización a producir con preferencia a comprar:

• Ocasionalmente, se pueden requerir cantidades tan pequeñas de un artículo que su producción especial prohibitiva para un vendedor a su costo.
• Se puede considerar la producción para asegurar la calidad deseada.
• Se puede considerar la producción como una forma de asegurar el abastecimiento.
• En algunas industrias, los productores encuentran como una forma de asegurar el abastecimiento.
• Se pude ser más barato fabricar que pueden comprar.
• Cuando hay depresión o recesión, el productor con el equipo y fuerza de trabajo ociosos, puede considerar la producción pues utiliza capacidad excedente de producción.
• La decisión de producir o comprar puede ser parte integral del plan de producción total de la compañía.
• Una compañía que fabrica está en una posición estratégica, sin importar el tamaño de esta.
• La organización puede desear proteger al personal de la compañía y mantener la organización.
• Razones competitivas, políticas, sociales o ambientales puede forzar a una compañía a fabricar, aun cuando hubiera preferido comprar.
• Finalmente, puede haber una razón puramente emocional.

SUBCONTRATACIÓN CON EL PROVEEDOR

Un subcontrato es una orden de compra escrita en términos y condiciones más explícitos. Su complejidad y administración varían en proporción directa del al valor y magnitud del programa por administrar. Puede requerir habilidades y capacidades especiales, debido a la cantidad y tipo de correspondencia, gráfica revisiones de programas e informes de administración los cuales son necesarios. Adicionalmente, el pago se puede manejar en forma diferente, y usualmente se negocia dentro de la cotización existente y los términos y condiciones del subcontrato. El uso de un subcontrato es apropiado cuando se asignan ordenes de trabajo que son difíciles de definir, que tomara un largo periodo de tiempo y será extremadamente costoso. El arte de comprar bien, consiste en un razonamiento detrás de esta selección, tan sólido como sea posible. La percepción del agente de compras de la capacidad del vendedor para lograr:

• Una calidad satisfactoria.
• Una cantidad satisfactoria.
• El envió.
• El precio.
• Los objetivos del servicio.

Todos estos puntos regirán en la decisión. Algunos atributos más importantes del vendedor relacionados con estos objetivos básicos de la compra pueden incluir:

• Historial pasado
• Instalaciones y fuerza técnica
• Nivel financiero
• Organización y administración
• Reputación
• Sistemas conformidad con los procedimientos
• Comunicaciones
• Relaciones de trabajo y localización.

Obviamente, la naturaleza y la cantidad de la compra, influirán en el peso que se asigne a cada uno de estos objetivos, y de aquí la evidencia que necesita proporcionar para apoyar la decisión en la selección. La decisión de la selección del vendedor se puede presentar como una decisión bajo incertidumbre y se puede valorar con un árbol de decisión. Es necesario considerar la decisión sobre la selección como parte de ni cadena de eventos, más que como un caso aislado. Mientras este claro que el objetivo es encontrar y conservar fuentes buenas de abastecimiento, la decisión se puede evaluar dentro de un contexto razonable de negociación. Por consiguiente, es útil examinar en este momento las características de un buen proveedor, antes de pasar al problema de cómo encontrar buenas fuentes de abastecimiento. Las principales fuentes de consisten en: Catálogos:

• Son fuentes comúnmente conocidas de abastecimiento, que cubren la mayor parte de los materiales importantes en los cuales está interesada la compañía, son considerados indispensables en cualquier oficina de compras bien administrada.
• Proporcionan información sobre los precios.
• Un buen catalogo tiene la ventaja de ser un registro permanente.

Revista de comercio:

• Valiosa fuente de información sobre proveedores potenciales.
• Se utiliza en dos formas: el primer uso es un estudio del texto. El segundo uso se refiere a la publicidad.

.Publicidad industrial:

• Fuente general de información para la oficina de compras se discute sobre el verdadero valor de la publicidad industrial.
• Los compradores son, aunque inconscientemente, influidos por la publicidad industrial.

Directorios comerciales:

• Se enlistan los fabricantes líderes. También con tienen listas de los nombres comerciales de artículos de mercado.
• Varían ampliamente en su exactitud y utilidad, se debe tener cuidado al usarlos.
• Pueden ser consultados de varias maneras, ya sea por artículos, por el fabricante o por el nombre comercial.

Archivo de vendedores:

• Se compone de tarjetas pequeñas o de un sencillo archivo de computador, clasificado por información del vendedor. Otro registro es un archivo de artículos, en el cual el material se ha clasificado sobre la base del producto.
• También se da información diversa.

Muestras:

• Se puede analizar muestras del producto del vendedor.
• Se debe dedicar alguna consideración al manejo del que se puede denominar “problema de la muestra”