La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor indicando diversos tipos de condiciones y descripciones para una explicación más detallada citamos a Gajardo.[1]
“La orden de compra es una forma de contrato, con las condiciones que el comprador estipula, y que es aceptada por el vendedor. Incluye descripción de la mercancía o del servicio, cantidades, plazos de entrega, precios y condiciones de pago, etc.
Al emitir la Orden de compra, debemos registrar la cantidad pedida, sumándola a nuestro saldo de pedidos pendientes. Esto es porque cuando determinemos las Cantidades a Comprar (Necesidades netas de insumos) debemos conocer las cantidades pendientes de entrega por nuestros proveedores.”[2]
a) Requisitos de una orden de compra.- Para que una orden de compra sea efectuada esta tiene que presentar ciertos requisitos tales como nos explica Gajardo a continuación:
- “Número de la Orden de compra
- Fecha en que se realiza el pedido
- Nombre de la persona con quien se confirmó el pedido
- Nombre y dirección del proveedor.
- Dirección del lugar a donde se debe entregar la mercadería
- Cargo del área que hará uso del bien o servicio
- Número de requisición
- Número del proveedor
- Número de la cuenta
- Persona que recibirá en planta
- Vía de empaque
- Condiciones de pago
- Impuestos correspondientes
- Número y descripción de partida
- Número de parte
- Unidad de medida
- Cantidad
- Precio Unitario
- Sub total de la Orden de Compra
- Descuentos
- Notas u observaciones
- Nombre y firma del Comprador
- Nombre y firma del Gerente de Compras”
Orden de compra
b) Factores que inciden en la compra:Tradicionalmente se consideraba algunos factores al momento de decidir sobre una compra en las empresas, sin embargo este concepto ha ido evolucionando y cambiando, actualmente las empresas evalúan otros factores de importancia. Por ello a continuación se presentara una comparación de los factores que inciden en la compra, en el siguiente cuadro.
Factores que inciden en la compra
Tradicionales | Nuevos |
Precio Calidad Fecha de Pago | Calidad Plazos de Entrega Nivel de servicio Fiabilidad en la entrega Flexibilidad Localización Geográfica Innovación Tecnológica Capacidad de Producción Costos en Reparación Almacenamiento en Proveedores Consignación Cuestión Ambiental Alternativas Internacionales |
Fuente: GAJARDO OSORIO, Rubén, Logística: La última tecnología en Calidad en Compras. Almacenamiento y Aprovisionamiento Integral, Lima-Perú, 2004, 2da edición, p.56
[1] Ing. Rubén Gajardo Osorio, nacionalidad Chilena, presenta un Master en Gestión Logística Integral en España, Consultor internacional del Banco Mundial, Ingeniero en Abastecimiento y graduado en la Academia Politécnica Naval de Chile, Post-grado en España.
[2]Gajardo Osorio, Rubén, Logística: La última tecnología en Calidad en Compras. Almacenamiento y Aprovisionamiento Integral, Esic, Lima-Perú, 2004, p.53.