Constituye todas aquellas actividades necesarias con el fin de abastecer los insumos y productos, para su transformación o venta, respectivamente.
Las compras no vienen a ser más que las actividades debidamente organizadas, mediante las cuales se materializan las necesidades de abastecimiento de una empresa. Es la forma como se concretizan las adquisiciones de aprovisionamiento para la empresa.
También puede definirse, como la acción de obtención de materiales, servicios, herramientas, equipo, etc., de la calidad conveniente, en adecuada cantidad, a precio razonable, en el momento preciso y de la fuente de aprovisionamiento más conveniente. Es decir, es la obtención valor total (calidad, cantidad precio, tiempo y proveedor) al menor precio.
De estas definiciones, se desprende que la relación entre las compras y el abastecimiento, es íntima, razón por la cual se considera a las compras como una de las actividades propias de la función logística de abastecimiento.
Objetivos generales
Cada empresa, al establecer su plan de organización, deberá fijar un criterio, respecto a la forma como debe efectuar las compras de toda clase. El criterio moderno, es que corresponde al departamento de compras, efectuar todas las adquisiciones de la empresa, sin excepción de ninguna clase; ya que esta centralización tiene las ventajas siguientes:
- Unidad de criterio referente a las relaciones con los proveedores;
- Posibilidad de obtener bonificaciones especiales por cifra de consumo;
- Evita innecesarias adquisiciones por otras secciones de la empresa, etc.
Entonces, se puede decir que las compras tienen como objetivo general, realizar las adquisiciones de materiales, en la cantidad necesaria y económica, de la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente. Es decir, es la operación mediante la cual se suministra en las mejores condiciones posibles, en todas las dependencias de la empresa, maquinas, materiales, productos semielaborados, accesorios, bienes de consumo, herramientas y servicio, que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la empresa ha definido.
En este sentido es pertinente analizar los aspectos relacionados con la administración de compras, con un principal enfoque hacia la política fundamental de la empresa, informando sobre los métodos de control y la medición de los rendimientos.
Almacenes
El concepto de almacén ha ido variando a lo largo de los años, ampliando su ámbito de responsabilidad dentro de la función logística. Así, el ámbito de responsabilidad del área de almacenes nace en la recepción del elemento físico en las propias instalaciones y se extiende al mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento (proceso, transporte o consumo), guardando evidencia de ello.
Todo almacén debe tener una estructura, que le permita un desarrollo eficiente, sustentado en las bases administrativas de planificación, dirección, coordinación, ejecución y control.
La organización funcional que debe tener todo almacén, estará referida a la mayor o menor magnitud de la empresa, a la capacidad o cantidad de productos por manejar, así como a las características de estos, siendo necesario que básicamente se cumplan las acciones de recepción almacenamiento propiamente dicho, (custodia) despacho o entrega y control.
La organización de un almacén se planea de una forma general a base de las actividades del ciclo de almacenamiento y aplicando los principios básicos que se debe respetar en toda organización. Sin embargo, es preciso aclarar, que pueden haber tantas variantes en la organización de los elementos, como empresas pueden existir, debido principalmente a que intervienen en forma decisiva, factores o elementos de juicio diversos, tales como:
- La política general por desarrollar, impuesta por la empresa.
- Naturaleza de los materiales por almacenar.
- El medio en el que se va a desenvolver.
- La organización general de la empresa.
- Potencial o capacidad económica de la empresa.
No se puede asumir entonces, una organización fija, que pueda servir como “tipo” para ser utilizada como patrón único, ya que ésta variará de una empresa a otra; aun cuando estas tengan la misma línea de producción y las empresas tengan similar capacidad económica.
Distribución
Es la actividad que consiste en atender los requerimientos del usuario o cliente, encargándose de la entrega de las mercaderías solicitadas. Es decir, consiste en la entrega de los artículos que guarda el almacén, a cambio de una orden o vale de salida (nota de entrega), el cual constituye un comprobante del movimiento efectuado.
Es preciso que los requerimientos del usuario sean atendidos con plenitud, razón por la cual dentro del proceso general empresarial es necesario contar en la organización, con este elemento que cumpla con actividades o tareas complementarias, como son el embalaje, asegurándose que la cantidad y calidad de los artículos o materiales, será correcta. Es igualmente importante en esta función, la ejecución para cumplir con los plazos solicitados. Por eso, estas actividades deben ser encargadas a personas responsables y técnicas, conocedoras del tipo de mercaderías que se utilizan, para que se preste un buen servicio y mantenga buenas relaciones con los clientes o usuarios de la empresa.
La distribución física consiste en el transporte de mercaderías desde el punto de producción (planta de manufactura o fábrica), el punto de ventas o posterior a la fabricación, es decir, desde el almacenaje hasta el punto en que se necesita y por último hasta el lugar de su comercialización, presentación, y publicidad y su venta o transferencia efectiva al consumidor final.
De acuerdo a esto, el sistema de distribución es una disciplina de la dirección, en la que combinan dos o más áreas relacionadas, pero independientes, para formar un conjunto coherente y único.