Las empresas que operan en el siglo XXI se enfrentan a muchos retos, significativos, entre ellos: Rentabilidad, Competitividad, Globalización, Velocidad de los cambios, Capacidad de adaptación, Crecimiento y Tecnología.
Equilibrar estos y otros requisitos empresariales puede constituir un proceso difícil y desalentador. Es aquí donde entran en juego los sistemas de gestión operativa, al permitir aprovechar y desarrollar el potencial existente en la organización. El uso de un sistema de gestión operativa probado le permite renovar constantemente su objetivo, sus estrategias, sus operaciones y niveles de servicio.
Se pueden distinguir cuatro fases de desarrollo de la empresa y de los sistemas de información que normalmente tienen parejos.
Fase incipiente
Caracterizada generalmente por la ausencia de control de las operaciones y procesos.El empresario responsabiliza de forma directa a sus colaboradores de la ejecución y control de las diferentes transacciones que se realizan en la empresa, sin ofrecer un procedimiento estándar para la realización y seguimiento de las mismas.
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Esta responsabilidad directa tampoco se acompaña de un mecanismo claro de delegación de funciones a la hora de tomar decisiones. Es definitivamente “modus-operandi” para las diferentes actividades está muy personalizado y siempre supeditado a la aprobación de gerencia.En esta fase, la informática empleada es muy limitada y se aplica sobre todo al tratamiento de procesos informativos, con un criterio puramente mecanicista para evitar burocracia y operaciones manuales.
Normalmente se trata de aplicaciones específicas, sin conexión unas con otras, de modo que cada programa opera con base de datos independientes entre sí.
Fase de Evolución
Las empresas que se encuentran en esta fase presentan un cierto grado de organización. Normalmente sus cuadros de mando están perfectamente definidos, así como las responsabilidades asignadas de modo expreso a cada persona.
Los diferentes procedimientos de la empresa, como pueden ser los aprovisionamientos internos las compras o el lanzamiento de órdenes de fabricación, etc. Se ajustan a unos estándares establecidos, que en muchos casos son consecuencia de certificaciones de calidad.
Gran parte de las decisiones operativas (¿Cuándo lanzar un pedido?, volumen de la orden de fabricación, etc.), se basan en informaciones previas obtenidas a través de los medios informáticos.
En la mayor parte de los casos, estas empresas trabajan con lo que se denomina Sistemas Conectados en el sentido de que todos los programas trabajan con una base de datos común, que reside en un computador central o servidor (host). A este servidor se conectan tantos equipos periféricos como sea necesario, para obtener el input-output de los procesos.
Estos procesos implican un cierto nivel de desarrollo, sin embargo en general, el rendimiento que se obtiene de ellos es pobre y siempre susceptible de mejoras sustanciales, debido fundamentalmente a las siguientes razones:
La empresa todavía no ha adquirido todavía una cultura gerencial sólida, debido normalmente, a la carencia de formación adecuada, exceso de rotación de personal o cuestiones similares.
Falta de personal técnico de apoyo apropiado (Dpto. Staff de Logística, Calidad, Organización), que defina procedimientos y fórmulas de gestión adecuadas a la realidad de la empresa.
La instalación de sistemas informáticos se realiza sobre la base de paquetes de software estándar adquiridos a terceros o mediante el desarrollo de sistemas propios, contando en el mejor de los casos con asesoramiento de consultores externos. En cualquiera de las alternativas, lo normal es que los encargados de poner en marcha los sistemas no conozcan exactamente la factibilidad de las fórmulas empleadas y sus consecuencias a mediano-largo plazo en la empresa.
La empresa es un ente vivo, y como tal precisa que sus sistemas automáticos sean adaptados y actualizados de modo continuo. Normalmente dentro de la empresa no hay personal capacitado para llevar a cabo esta actividad, debido a la situación descrita en los puntos anteriores.
La carencia de un mantenimiento del sistema apropiado y la falta de parametrización de las fórmulas utilizadas, hacen que a la larga, los resultados no sean válidos, provocando excesos de costos, pérdidas de servicio, paros en máquinas por falta de componentes.
Fase de Madurez
En este caso las empresas presentan ya cierta madurez en el control de la gestión. Sus cuadros de mando cuentan con experiencia y formación técnica adecuada. Se utilizan las herramientas informáticas apropiadas como apoyo para la toma de decisiones.
Se puede decir, que el funcionamiento de sus sistemas informáticos, tanto desde el punto de vista de eficiencia como de calidad de la información es igual o mejor que el de la competencia, lo que permite emplear este aspecto como elemento diferenciador o fortaleza competitiva en el mercado.
No obstante, su funcionamiento se encuentra todavía en una situación de autonomía o aislacionismo con relación a sus proveedores y clientes, no habiéndose integrado dentro de una cadena de suministro.
Fase de Integración
La empresa está gestionada dentro de un concepto de “Chain Management”, lo que él ha obligado previamente a un desarrollo importante de sus sistemas de identificación, codificación y comunicación (EDI, e-commerce, etc.) para relacionarse y compartir información con sus “partners” o sea clientes y proveedores internos y externos.[1]
[1] Anaya Tejero, Julio Juan, Polanco Martin Sonia, Innovación y Mejora de Procesos Logísticos, 2ª edición, ESIC, España, 2007, p. 52 – 54