Es un procedimiento de Auditoria, que consiste en un recuento de los fondos disponibles o dinero, en valores negociables o vales provisionales en Caja de las Empresas.
La característica de los arqueos de Caja, es que estos son de modo sorpresivos.
Los trabajos de arqueos de caja , deben hacerse con la mayor rapidez posible, a fin de no entorpecer las labores del Cajero , pero a la vez, deben desarrollarse con la mayor perfección , por lo que se hace necesario un plan previo , que incluya una exacta determinación de todos los fondos de disponibles que exista a en ese momento para poder contarlos sin perder el control de las situaciones.
PUNTOS DE CONTROL EN LOS ARQUEOS DE CAJA
- Los Arqueos de Caja , deben llevarse a cabo mediante el Sistema de Fondos fijos lo que significa una habilitación inicial de una suma determinada ( digamos S/. 5,000.00 ) , lo cual es respuesta semanalmente , por la parte gastada por medio de un cheque haciéndose el débito a la Cuenta de gastos.
- Este Fondo, debe estar bajo la custodia de un Empleado responsable y llevarse bajo llave en una caja apropiada.
- Sus pagos deben autorizarse por una persona determinada distinta al custodio o que pone visto bueno a los vales que el paga.
- Es ideal que se preparen resúmenes de las liquidaciones parciales del empleo del Fondo fijo.
- Debe existir un monto tope para pagos individuales de la caja Chica, sumas superiores solo pueden desembolsarse con Cheques.Los documentos deben estar a la orden de la empresa y respaldados con comprobantes de pagos.
- No deben darse adelantos de sueldos a través del Fondo fijo.
PROCEDIMIENTOS DE REVISIÓN
1. Constate que se cumplen las normas de Control internos, anote cualquier desviación.
2. Practique el arqueo de Fondos Contados cuidadosamente el efectivo, y haciendo una suma de todos los vales.
3. Determine si el total cuadra, con el Fondo fijo, que aparece en las Cuentas del Mayor .investigue cualquier Diferencia solicitando explicaciones.
4. El arqueo debe practicarse al mismo tiempo en todos los fondos Fijos que haya en la oficina, si son más de uno, al mismo momento.
5. Analice los valores y comprobantes encontrados, para ver si corresponden a la empresa, si son gastos autorizados, si tienen visto buenos de la persona responsable, si se liquidan periódicamente.
“El recuento de dinero (Arqueo), debe hacerse en presencia del Cajero o Custodio, quien debe firmar el Formato de Arqueo (o Acta de Arqueos) indicando que ha recibido conforme su Fondo”.
Aplicación de las Técnicas de Análisis
Revisión de la Cuenta Caja y Banco.
XXXXXXXXXX SAC
Usted como miembro de un Equipo de Auditoria Externa, se le encarga la Revisión de la Cuenta Caja y Banco, por lo tanto debe efectuar el Arqueo de Caja.
La empresa, que está siendo Auditada, tiene una Fondo Asignado, según Libro Mayor auxiliar de S/. 182,000.00 nuevos soles
El responsable del Fondo Fijo, es el Cajero Sr. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
La Horade inicio del arqueo es a las 9.45 a.m.
Producto del arqueo se determinó:
Recuento de dinero
· 16 billetes de S/. 200.00
· 33 billetes de 100.00
· 28 billetes de 50.00
· 60 billetes de 20.00
· 200 billetes de 10.00
· 120 monedas de 5.00
· 250 monedas de 1.00
· 180 monedas de 0.50
· 95 monedas de 0.10
Se determinó los siguientes vales definitivos:
| F/.01-1155 18/08/2013 Ferretería El Sol SAC compra de aguarrás | S/. 15,000.00 | VB Gerencia |
| F/.01-0539 19/08/2013 Librería El saber EIRL útiles de escritorio | S/. 35,000.00 | VB Gerencia |
| F/.01-0105 21/08/2013 Farmacia El Curita EIRL alcohol | S/. 35,000.00 | VB Gerencia |
| R/H Jorge Delgado 28/08/2013 desinfección y fumigado | S/. 16,500.00 | VB Gerencia |
Vales Provisionales no Autorizados
· 20/08/2013 Sra. Silvia Rojas no se indica el Concepto S/. 25,000.00
· 23/08/2013 Sr. John Renderia gastos de atención S/. 10,000.00
· 27/08/2013 Sr. Julio Rizo movilidad local S/. 15,000.00
Vales Provisionales autorizados:
· 26/08/2013 Sr. Elmer Narro movilidad local S/. 10,000.00
· 29/08/2013 Sr. Juan Purizaca gastos de estampillas S/. 9,000.00
Se le solicita a Usted cono Auditor elaborar el correspondiente Arqueo de Caja, en presencia del Custodio o cajero, desde el principio hasta la culminación.