Actualmente se menciona a las E-Procurement en la logística de empresas, pues con ello se hace referencia en términos generales a la aplicación de diversos software, que con su aplicación en red ha modernizado los sistemas de adquisición de las empresas, a continuación se explicara de forma más detallada sobre este, por lo cual mencionaremos una definición obtenida del portal de Domínguez[1]:
E-Procurement (significa procuración electrónica, algunas veces también conocida como Directorio de Proveedores) es la es la automatización de procesos internos y externos relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos utilizando el Internet como medio principal en la comunicación cliente-proveedor.
Mediante esta tecnología tanto proveedor como cliente tienen la información en tiempo real tanto de necesidades del cliente como estado de los pedidos por parte del proveedor.
Simplifica enormemente todos los procesos de gestión de inventarios y stock de negocio-a-negocio (business-to-businessB2B), negocio-a-consumidor (business-to-consumerB2C) o negocio-a-gobierno (Business-to-governmentB2G), a través de Internet.[2]
Por otro lado mediante lo averiguado en Procurement podemos decir que típicamente:[3]
Los sitios Web de e-procurement permiten que usuarios calificados y registrados busquen compradores o vendedores de bienes y servicios. Dependiendo del enfoque, los compradores o vendedores pueden especificar o invitar a subastas. Las transacciones pueden ser iniciadas y completadas; Las operaciones continuadas pueden calificar a los clientes para descuentos por volumen u ofertas especiales.
Los programas de e-procurement pueden hacer posible que se automaticen algunas actividades de compra y venta. Las compañías participantes esperan ser capaces de controlar inventarios pasados más eficazmente, reducir el exceso de intermediarios, y mejorar los ciclos de manufacturación. Se espera que el e-procurement sea integrado a la cadena de valor Compra-a-pago (Purchase-to-pay o P2P) que es más amplia, con la tendencia al manejo de cadena de suministros computarizado.
El e-procurement es hecho con una aplicación de software que incluye características para dirección y subastas complejas. La nueva generación de e-procurement es ahora sobre pedido o programa(s) como servicio (software-as-a-service). Existen seis principales tipos de E-procurement, los cuales serán explicados a continuación citando la información electrónica obtenida mediante Procurement:
- “Enterprise Resource planning basada en Web (Web based ERP): crear y aprobar requisiciones de compra, realizar órdenes de compra y recibir mercancías y servicios a través del uso de una solución de software basada en la tecnología de Internet.
- e-sourcing (e-perfilación): Identificar nuevos proveedores para una categoría específica de requerimientos de compra usando tecnologías de Internet.
- e-tendering (e-licitación): Enviar peticiones para información y precios a proveedores y recibir las respuestas de los mismos, usando tecnologías de Internet.
- e-reverse auctioning (e-subasta revertida): Usar tecnologías de Internet para comprar bienes y servicios de un número de proveedores conocidos o desconocidos.
- e-informing (e-información): Reunir y distribuir información de operaciones tanto de cómo para entidades internas y externas usando tecnologías de Internet.
- e-marketsites (e-sitio mercantil): Se expande sobre la ERP basada en Web para abrir cadenas de valor. Las comunidades compradoras pueden acceder a productos y servicios de proveedores preferidos, añadir a carros de compra, crear requisiciones, buscar aprobación, emitir recibos de órdenes compra y procesar facturas con integración a las cadenas de proveedores y sistemas financieros de compradores.
Con en el fin de obtener una idea en general de la aplicación de estos diversos sistemas de software, a continuación se explicara en que consiste la cadena de valor del e-procurement, mediante la información obtenida en la página web de Tecnología pyme:
“La cadena de valor del e-procurement consiste en manejo de pedimentos, manejo de vendedores, manejo de catálogos y manejo de contratos. El manejo de pedimentos es el volumen de trabajo involucrado en la preparación de licitaciones. Esta parte de la cadena de valor es opcional, con las áreas individuales de procuración definiendo su proceso de pedimento. En las labores de procuración, la aprobación administrativa y la sanción técnica son obtenidas en formato electrónico. En la procuración de los bienes, la actividad de generación de pedimentos es hecha en línea. El resultado final de la fase es tomado como entradas para emitir el NIT (Impuesto Negativo sobre la Renta [Negative Income Tax]).
Los elementos del e-procurement incluyen peticiones de información, peticiones de propuestas, peticiones para cotizaciones, RFx ([Request For, Petición de x] los tres anteriores juntos) y e-RFx (programas para manejar proyectos de RFx.)”[4]
En la realidad, la aplicación de software de E-procurement ofrece en la gestión diversas ventajas entre las cuales la principal de ella es, según lo mencionado en E-Procurement.gov:
“…Obtener el manejo de cadena de suministros al siguiente nivel, proveyendo información en tiempo real al vendedor con respecto al estatus de las necesidades de los clientes. Por ejemplo, Un vendedor puede tener un acuerdo con un cliente para embarcar automáticamente materiales cuando el nivel de existencias del cliente alcance un punto bajo, esto evita la necesidad de que el cliente pida el abastecimiento correspondiente.”[5]
[1] Alfonso Domínguez Calvente Ing. en Organización Industrial, Subdirector en diario ABC, Jefe de proyectos en SICE, graduado en la Universidad de Sevilla.
[2]Domínguez Calvente, Alfonso, Escuela de organización industrial [visto el 10/08/2015, en http://goo.gl/KyqwZY]
[3]Procurement, Sitios Web de e-procurement.[visto el 15/08/2015, en http://eprocurement.nc.gov/]
[4]Tecnologiapyme, Cadena de valor de los E-procurement.[visto el 18/08/2015, en http://goo.gl/xjEuxk]
[5]E-procurement, La cadena de Suministro y la aplicación de los E-procurement, [visto el 18/08/2015, en http://eprocurement.nc.gov/