Áreas Básicas de una Organización Funcional

¿Qué son las áreas funcionales de una empresa? En la Administración de empresas las áreas funcionales de una empresa son agrupaciones de actividades, de carácter homogéneo y coordinado, que se realizan para alcanzar los objetivos organizacionales. Área de Dirección de una empresa, producción, finanzas, área de marketing de una empresa y recursos humanos suelen mencionarse como las funciones básicas, pero no únicas en razón de las características particulares de cada firma.

Ventajas y desventajas de una organización funcional

Ahora que ya sabes en qué consisten las áreas funcionales de las empresas , toca conocer todo lo bueno y lo malo que aportan.

Ventajas de una organización funcional

• Especialización: si un departamento se encarga siempre de las mismas tareas, es inevitable que con el tiempo las domine y dedique menos tiempo y esfuerzos a realizarlas de forma correcta.
• Flexibilidad: ante cualquier imprevisto o tarea será una, o varias, las áreas que se dedicarán a tratarlo mientras el resto pueden seguir funcionando con normalidad.

Desventajas de una organización funcional

• Falta de coordinación: si cada departamento va por su lado, puede darse situaciones que afecten al buen funcionamiento de tu negocio. Por eso es vital que fomentes el trabajo en equipo.
• Aumento en los costes: al necesitar un número mayor de empleados, pagarás más en sueldos. Algo que puede influir en tu margen de beneficio.

La organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se denominan funciones.

Las funciones de una organización funcionas son:

• Departamento de administración .
• Departamento de Producción.
• Departamento de Comercialización.
• Departamento Financiero.
• Departamento Recursos Humanos.
• Departamento de Logística.

Clasificación de las Funciones:

Funciones Sustantivas: Son aquellas que son fundamentales para el desarrollo y logro del objetivo. Ellas son:

• Producción
• Comercialización

Funciones de Apoyo: son aquellas que complementan a las Sustantivas pero no dejan de ser menos importantes si tenemos presente que la organización es un sistema. Ellas son:

• Finanzas.
• Logística.
• Recursos Humanos.
• Compras.

¿CUÁL ES LA FUNCIÓN DE CADA ÁREA DENTRO DE UNA EMPRESA?

Como hemos comentado antes, cada área tendrá su función, pero no siempre trabajan independientemente de las demás. Hay veces que dos o más departamentos necesiten trabajar conjuntamente para lograr ciertos objetivos.

¿Cuáles son las áreas funcionales indispensables en una empresa?

Una pregunta que a priori puede parecer sencilla de contestar, es en realidad algo más complicada. ¿A qué se debe eso? A que cada empresa puede tener tantas áreas como quiera. E incluso combinar varias de ellas en función de sus necesidades. Todo va en función del tamaño de tu compañía o de cómo te guste que funcione. Eso sí, existe un cierto consenso sobre 5 áreas funcionales que todo negocio debe tener y que se consideran básica para cualquier persona:

• Dirección.
• Administración y recursos humanos.
• Producción.
• Ventas y marketing.
• Contabilidad y finanzas

PRODUCCIÓN

El área de producción, también llamada área o departamento de operaciones, manufactura o de ingeniería, es el área o departamento de un negocio que tiene como función principal, la transformación de insumos o recursos (energía, materia prima, mano de obra, capital, información) en productos finales (bienes o servicios).

No solo las empresas productoras o industriales cuentan con la función o el área de producción, sino también, toda empresa de servicios, por lo que hoy en día, se suele utilizar más el término operaciones antes que el de producción, ya que el término producción parece sólo implicar bienes tangibles, y no a los bienes intangibles o servicios.

Por ejemplo, un banco que es una empresa de servicios, cuenta con líneas de producción en débitos y créditos, contando con productos tales como ahorros, haberes (línea de débitos), o productos como el leasing, factor ing, avances de cuenta, créditos hipotecarios, carta fianza, avales, tarjetas de crédito (línea de crédito).

Un banco siendo una empresa de servicios, usa bienes tangibles, los cuales vendrían a ser sus productos, siendo cada uno de ellos un producto distinto a losdemás, por lo que al igual que sucede en una empresa productora, cada producto también tiene un proceso distinto.

Nos encontramos con tres tipos de elaboración de productos:

• Elaboración primaria, donde la materia prima es sometida a un proceso de refinamiento sin que se produzca un cambio sustancial de la misma. Ejemplo la molienda de granos, el trigo convertido en harina.

• Producción manufacturera, el producto final es sustancialmente diferente a la materia prima que lo compone. Ejemplo el pan, que se compone de harina y otros elementos que se procesan para dar un producto diferente.

• Prestación de servicio, se ofrece al usuario un servicio determinado. Por ejemplo servicio de transporte.

Algunas de las funciones que tiene el área de producción son:

Funciones:

• Ingeniería del Producto: Esta función comprende el diseño del producto que se desea comercializar, tomando en cuenta todas las especificaciones requeridas por los clientes. Una vez elaborado dicho producto se deben realizar ciertas pruebas de ingeniería, consistentes en comprobar que el producto cumpla con el objetivo para el cual fue elaborado; Y por último brindar la asistencia requerida al departamento de mercadotecnia para que esté pueda realizar un adecuado plan (de mercadotecnia) tomando en cuenta las características del producto.

• Ingeniería de la planta: Es responsabilidad del departamento de producción realizar el diseño pertinente de las instalaciones tomando en cuenta las especificaciones requeridas para el adecuado mantenimiento y control del equipo.

• Ingeniería Industrial: Comprende la realización del estudio de mercado concerniente a métodos, técnicas, procedimientos y maquinaria de punta; investigación de las medidas de trabajo necesarias, así como la distribución física de la planta.

• Planeación y Control de la Producción: Es responsabilidad básica de este departamento establecer los estándares necesarios para respetar las especificaciones requeridas en cuanto a calidad, lotes de producción, stocks (mínimos y máximos de materiales en almacén), mermas, etc. Además deberá realizar los informes referentes a los avances de la producción como una medida necesaria para garantizar que sé está cumpliendo con la programación fijada.

• Abastecimiento: El abastecimiento de materiales, depende de un adecuado tráfico de mercancías, embarques oportunos, un excelente control de inventarios, y verificar que las compras locales e internacionales que se realicen sean las más apropiadas.

• Control de Calidad: Es la resultante total de las características del producto y/o servicio en cuanto a mercadotecnia, ingeniería, fabricación y mantenimiento se refiere, por medio de las cuales el producto o servicio en uso es satisfactorio para las expectativas del cliente; tomando en cuenta las normas y especificaciones requeridas, realizando las pruebas pertinentes para verificar que el producto cumpla con lo deseado.
• Fabricación: Es el proceso de transformación necesario para la obtención de un bien o servicio.

COMERCIALIZACIÓN

Conjunto de actividades realizadas para canalizar los productos, bienes y/o servicios, desde el productor al consumidor y/o usuario.

Las actividades básicas que se deben realizar son: compra, venta, almacenaje y transporte, aunque también tenemos las actividades complementarias, siendo estas: financiación, absorción del riesgo e información del mercado.

La comercialización de los bienes o servicios que una empresa ofrece al mercado, es una tarea global que abarca una serie de tareas secuénciales, entre las cuales se destacan:

• Las compras:Ya sea de materias primas, si es una empresa productora de bienes, o la compra de productos finales, si es una empresa comercializadora de bienes o servicios.

• Las ventas: Vale decir, la produzcan estos bienes o las adquieran para volver a comercializar de manera oportuna.

• Manejo de los stocks de mercancías:Lo cual incluye la ubicación y almacenamiento de los mismos, así también, el manejo de los pedidos y entregas de los mismos, por los canales de distribución, propaganda, colocación, distribución, mantenimiento, etc. de nuestros bienes o servicios, a nuestros clientes inmediatos, a efectos de que la distribución cumpla los fines correspondientes, en las condiciones y características acordadas.

Elementos de la Comercialización o Mezcla Comercial.

Son aquellos elementos que se van a manejar en la comercialización para el logro del objetivo. Se le denomina Mezcla Comercial dado que se operan estos elementos de acuerdo a lo que la organización se proponga como objetivo.

Los elementos son:

• Precio:Es el valor que se le da al producto. Para determinarlo se tendrá que tener en cuenta los algunos factores como naturaleza y característica de la demanda, costos de producción y venta del producto, nivel de ingreso de los consumidores, reacción de la competencia, estrategia promocional, etc.

• Producto:Es el bien o servicio que la organización tiene para ofrecer en el mercado, a través del cual satisface las necesidades cambiantes de los consumidores.

• Promoción:Comprenden todas aquellas actividades que tiene como finalidad dar conocer el producto, anunciando sus características y ventajas comparativas adentro del mercado.

• Canales de Distribución:Es el camino que lleva al producto desde que sale de la empresa para llegar al consumidor. Dependiendo de la naturaleza del producto, la ubicación del mercado, los recursos, los esfuerzos de venta requeridos, el precio, etc.

• Investigación de Mercado:Consiste en la recolección y análisis sistemático de datos que después de procesados dan la información que explica la situación relacionada con la distribución y venta de los productos (bienes y/o servicios). La investigación puede ser:Sobre el producto, incluyendo la prueba de nuevos productos para determinar la preferencia de los consumidores así como la prueba de diseño.Estudio de consumo para identificar clientes potenciales.Análisis de mercado para medir el potencial de ventas actuales.

FINANCIERA

Se le considera una de las ramas de la economía de la empresa. Se dedica al estudio de la obtención de capital para la inversión en bienes productivos y de las decisiones de inversión de los ahorradores. Está relacionado con las transacciones y con la administración del dinero. En ese marco se estudia la obtención y gestión, por parte de una compañía, un individuo, o del propio Estado, de los fondos que necesita para cumplir sus objetivos, y de los criterios con que dispone de sus activos; en otras palabras, lo relativo a la obtención y gestión del dinero, así como de otros valores o sucedáneos del dinero, como lo son los títulos, los bonos, etc.

El objetivo principal de cualquier empresa es el de atender por medio de la producción de un bien o un servicio la demanda de mercado, con el propósito de crear valor. Las responsabilidades de la Administración Financiera en el ámbito de las Empresas, son las siguientes:

• Inversiones en tamaño y expansión de la planta (presupuestación de capital)
• Estructura del capital.
• Cantidad de efectivo necesario para evitar problemas de liquidez.

En esta área se encuentra la suba-rea de contabilidad ya que se trata de una empresa pequeña. La consideramos empresa pequeña porque mayormente este tipo de empresas están compuesta por una estructura funciona.

RECURSOS HUMANOS

El departamento de recursos humanos tiene su origen en determinados trabajos de naturaleza administrativas que se llevan a cabo en las empresas en pocas palabras involucra todas las actividades de recursos humanos , como los tramites de selección de trabajadores, la realización de contratos y seguros sociales.

En la organización existe un área destinada al personal, que puede ser conocida como departamento de personal o de recursos humanos. En este departamento se organiza, dirige, coordina, retribuye y estudia las actividades de los trabajadores de una empresa.

En la actualidad, la política de gestión de recursos humanos en la empresa tienen una gran importancia, que se basan en el reconocimiento a los trabajadores como uno de los activos más importantes para conseguir los objetivos marcados por la organización.

Generalmente la función de Recursos Humanos está compuesta por áreas tales como reclutamiento y selección, contratación, capacitación, administración o gestión del personal durante la permanencia en la empresa. Dependiendo de la empresa o institución donde la función de Recursos Humanos opere, pueden existir otros grupos que desempeñen distintas responsabilidades que pueden tener que ver con aspectos tales como la administración de la nómina de los empleados o el manejo de las relaciones con sindicatos, entre otros.

Entre sus funciones tenemos:

• Selección del Personal:En el proceso de selección de personal se decide si se contratará o no a los candidatos encontrados en la búsqueda realizada previamente. Es importante distinguir previamente entre la competencia profesional, definida como el conjunto de capacidades de diferente naturaleza que permiten conseguir un resultado; la competencia está vinculada al desempeño profesional, no es independiente del contexto y expresa los requerimientos humanos valorados en la relación hombre-trabajo.

• Política Salarial: La política salarial es el conjunto de orientaciones, basadas en estudios y valoraciones, encaminadas a distribuir equitativamente las cantidades presupuestadas para retribuir al personal en un período de tiempo determinado, de acuerdo con los méritos y eficacia de cada uno.

• Compensación: Es necesario que las compañías ofrezcan compensaciones adecuadas a sus empleados porque estos ofrecen su intelecto y su fuerza física a la empresa, haciéndola más exitosa. Esta compensación no sólo se refiere a un sueldo o salario, por ende también incluye otras recompensas como incentivos que motivan y garantizan la satisfacción del empleado y esto, a su vez, aumenta la producción. Dependiendo del tipo de compañía y de sus políticas, las compensaciones pueden ser de diversos tipos comoBonos, Porcentajes de ganancias por las ventas, Descuentos en productos, Beneficios no monetarios.

• Capacitación: La capacitación en el área de trabajo es fundamental para la productividad. Este es el proceso de adquirir conocimientos técnicos, teóricos y prácticos que mejorarán el desempeño de los empleados en sus tareas laborales.

• Análisis de Puesto:Cuando las compañías establecen nuevas plazas dentro de su empresa es necesario que establezcan cuáles son las características de este puesto para que así los empleados potenciales puedan conocer qué destrezas o habilidades necesitan para ser elegidos y si cumplen con todos los requisitos. Para esto es necesario diseñar el empleo, esto se hace estableciendo las tareas y responsabilidades que la persona que tenga este puesto debe realizar con su equipo de trabajo.

LOGÍSTICA

La logística se encargara del diseño y gestión del flujo de información y de materiales entre clientes y proveedores (distribución, aprovisionamiento, almacenaje, y transporte) con el objetivo de disponer del material adecuado, en el lugar adecuado, en la cantidad adecuada, y en el momento oportuno, al mínimo coste posible y según la calidad y servicio predeterminados para ofrecer a nuestro clientes.

Las actividades logísticas dentro de una empresa se centran en tres de procesos básicos:

• Proceso de aprovisionamiento, la gestión de materiales entre los puntos de adquisición y las plantas de procesamiento que se tengan.

• Proceso de producción, gestión de las operaciones de fabricación de las diferentes plantas.

• Proceso de distribución, gestión de materiales entre las plantas mencionadas y los puntos de consumo.

Las técnicas logísticas en el proceso de aprovisionamiento y el proceso de distribución son muy similares y lo que pretende la logística empresarial es integrarlas y darle un grado alto de flexibilidad y rapidez de respuesta a las demandas del mercado.

Entre las actividades del área de logística tenemos: Proceso de pedidos, Gestión de inventarios, Transporte, Servicio al cliente, Compras, Almacenamiento, Planificación de productos, Tratamiento de mercaderías, Gestión de la información.